El Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) ha realizado un experimento en el que instaron a algunas empresas a eliminar las reuniones para ver cómo esto podría afectar a sus resultados. Según el estudio, aquellas que siguieron sus pautas, introduciendo tres días a la semana libres de reuniones, aumentaron su productividad un 73%.
En un principio, podría parecer contradictorio, pero este tipo de interrupciones pueden ser contraproducentes, ya que causan estrés y distracciones entre los empleados. Si bien las reuniones pueden ser cruciales a la hora de determinar el camino a seguir, abusar de ellas puede ir en detrimento de su productividad. Por ello, es recomendable recurrir a otras alternativas o herramientas de comunicación como Slack o Microsoft Teams, cuyo impacto negativo en la plantilla suele ser bastante menor.
“Aunque generar confianza y lograr la cohesión del equipo depende de interacciones frecuentes y de calidad, las reuniones ya no son la mejor manera de lograr esto. Como resultado, muchas organizaciones, incluidas Facebook y Atlassian, están tomando una posición al adoptar días sin reuniones, durante los cuales las personas operan a su propio ritmo y colaboran con otros a un ritmo y en un horario conveniente, no forzado,” explican los responsables del estudio.
No es la primera vez que los investigadores llegan a esta conclusión. En mayo del año pasado, GitHub realizó una encuesta que aseguraba que las interrupciones son el peor enemigo de los desarrolladores. Al igual que en esta ocasión, el informe revelaba que la discontinuidad que generan podría aumentar su estrés y reducir su productividad.
Para obtener los resultados, el MIT encuestó a 76 empresas de más de 1.000 empleados y con presencia en más de 50 países, que decidieron eliminar parcialmente o completamente las reuniones de su agenda semanal durante un año.
Tres días a la semana sin reuniones es la opción óptima
La misión de la investigación fue analizar el impacto de esos días libres de interrupciones, comparando “los niveles de estrés de los empleados antes y después de una reducción de las reuniones”, para determinar qué repercusiones tiene en su productividad.
La mayoría de las compañías encuestadas (47%) redujeron las reuniones en un 40% e implementaron dos días libres de reuniones a la semana. Sin embargo, algunas fueron más allá. El 35% hizo lo propio durante tres días semanales y el 11% se atrevió con cuatro. El 7%, por su parte, canceló las reuniones por completo.
Los resultados fueron bastante reveladores: las empresas que introdujeron tres días sin este tipo de citas, mejoraron su productividad en un 73%, redujeron los niveles de estrés de sus trabajadores en un 57% y, por ende, su grado de bienestar en un 65%. Según el informe, el impacto era evidente sobre todo para aquellas empresas que tenían de uno a tres libres. Sin embargo, las ventajas de eliminar las reuniones no eran tan notables a partir del cuarto día, por lo tanto, los responsables del estudio afirman que implementar tres días sin reuniones semanales es la opción óptima para cualquier empresa.
No obstante, en ningún caso, hay que eludir por completo la comunicación. Si bien las reuniones pueden ser contraproducentes, existen herramientas perfectas para interactuar, como Slack o Microsoft Teams, que no afectan negativamente al rendimiento de los empleados. De hecho, pueden llegar a ser mucho más útiles, ya que, al dejar las tareas a realizar por escrito, los trabajadores siempre pueden consultarlas en caso de duda y, por lo tanto, saben exactamente lo que tienen que hacer, algo que no siempre es así en las reuniones, donde las palabras pueden ser malinterpretadas.
Asimismo, defienden el uso de este tipo de herramientas para promover una comunicación más informal y natural entre los empleados con el fin de mejorar sus relaciones más allá del ámbito meramente profesional.
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